Des pistes simples pour améliorer n’importe quelle réunion
Les réunions ennuyeuses, ça existe, et ce n’est pas rare.
Une moitié de la salle regarde ses mails, l’autre pense à son prochain changement de job.
J’avoue, je grossis volontairement le trait pour souligner la lourdeur que cela peut représenter.
Si j’invite souvent les personnes à appliquer la loi des deux pieds, je souhaite proposer ici une manière de contribuer activement, car je crois profondément que tout le monde peut apporter sa pierre pour faire évoluer ça.
Et en plus, qu’importe son niveau de connaissance du sujet ou des personnes qui sont autour de la table.
Faciliter sans être à l’initiative de la réunion c’est possible
Alors oui, je crois fortement que c’est possible, même sans avoir une grande expérience de facilitation.
Je remarque souvent que les personnes qui animent des réunions sont prises par un double enjeu entre le sujet de la réunion, le fond, et la manière de conduire la réunion, la forme.
Il faut le dire, ce n’est pas toujours simple, surtout quand le sujet est prenant.
Faciliter une réunion, c’est faire en sorte qu’elle atteigne son objectif dans un cadre sécurisé, j’insiste sur ce point. Pour que ça puisse arriver, il faut agir de manière à soutenir l’animateur et le groupe, et surtout pas modeler la réunion à sa manière.
Alors pour être aidant sans tout casser, je vous propose une boussole que j’utilise moi même pour me repérer dans la facilitation.
Boussole de la facilitation de réunion
5 principes de facilitation pour se repérer
Cette boussole est en fait un regroupement de 5 principes.
Ils aident à identifier les axes sur lesquels on peut agir en tant que facilitateur.
Je considère que n’importe quel participant peut participer à la facilitation à sa manière
💬 Participation
Les réunions participatives engagent les participants et les rendent responsables
🛡️ Sécurité
Un environnement sain permet aux personnes de partager leurs désaccords librement dans un cadre respectueux
🎯 Sens
Les réunions avec un objectif clair alignent les efforts des participants
📐 Structure
Une forme claire permet d’éviter le gâchis et d’avancer vers l’objectif de la session
👁️ Visibilité
La visibilité permet de créer une compréhension partagée et d’appuyer les discussions
Bien évidemment, il n’est pas réaliste de tout améliorer en même temps, surtout quand on n’est pas l’animateur. Alors pour savoir sur quel axe travailler, il y a deux options majeures.
La première, c’est lorsqu’il y a un dysfonctionnement visible, et en général, l’axe est évident.
La seconde, La réunion est un peu “molle” sans qu’il y ait de gros dysfonctionnement, et là, on peut se demander : “Est-ce qu’apporter de la participation/sanité/sens/structure/visibilité à la réunion qui est en train de se dérouler peut être aidant ?”
Une fois un axe pertinent identifié, on peut réfléchir à ce qui permettrait de l’améliorer.
Comment je peux utiliser ces principes pour intervenir ?
Ces principes aident à catégoriser les bénéfices que l’on veut avoir en intervenant.
Ils peuvent être poreux et l’important n’est pas de savoir précisément si tel ou tel élément va dans tel ou tel principe. Restons simples.
Voici quelques exemples de choses à faire en lien avec chaque principe
💬 Participation
- Si une personne s’exprime peu : proposer la parole aux personnes qui ne se sont pas exprimées
- Prendre soi-même part activement pour montrer l’exemple
- Exprimer ses désaccords ouvertement et poliment
🛡️ Sécurité
- Intervenir si quelqu’un tient des propos toxiques
- Provoquer une pause si l’ambiance devient tendue ou improductive
- S’il les discussions dérivent sur des personnes, recentrer sur les idées
- Faire remarquer lorsque quelqu’un coupe la parole
🎯 Sens
Cette partie est délicate dans la mesure où l’animateur est sensé amener ce sens. Toutefois, on peut contribuer en pensant à :
- Clarifier l’objectif au début de la réunion
- Demander où on en est par rapport à l’objectif si ce n’est pas clair
📐 Structure
La structure est souvent à la main de l’animateur. Si l’animateur n’a pas vraiment prévu ces choses, il peut être judicieux de :
- Proposer d’utiliser les rôles délégués
- Proposer de réaliser une phase de réflexion en sous-groupes
- Proposer une méthode d’arbitrage (vote, dot-voting, etc.)
- Appeler à décider
- Accorder de la place à un temps de clôture
👁️ Visibilité
- Partager son écran à distance
- Prendre des notes visibles par tous
- Proposer un support visuel
- Capturer des éléments à l’issue de la réunion
- Faire apparaître un résumé des décisions/points clés
Ce ne sont que des exemples qui peuvent être enrichis selon les contextes.
Equilibrer les principes
Au delà des pratiques au sein des principes de facilitation, l’important est de maintenir un équilibre pour qu’aucun des principes ne soit négligé.
L’important n’est pas de tout faire, mais de mettre le doigt là où il faut pour aider le groupe à avancer.
En faire des outils quotidiens
Après avoir essayé ces différentes pratiques certaines peuvent devenir une habitude.
Par exemple, je demande quasi systématiquement de rappeler l’objectif s’il n’a pas été donné ou si j’ai l’impression que ce n’est pas clair pour tous.
Si ce n’est pas la quantité d’outils utilisés qui rendra une réunion efficace, avoir quelques outils systématiques rendra leur utilisation naturelle et permettra, à l’usage, de se concentrer sur le fond.
Conclusion
Les réunions subies, c’est une réalité qu’on connaît trop bien.
Mais plutôt que d’attendre que quelqu’un d’autre fasse mieux, chacun peut, à sa mesure, contribuer à en faire un moment utile et agréable.
Les 5 principes de facilitation sont une boussole simple et accessible pour toute personne qui souhaite s’impliquer dans la réussite d’une réunion, même sans rôle officiel.
Alors la prochaine fois que vous sentez l’ennui ou la confusion s’installer, demandez-vous :
Sur quel levier puis-je agir pour aider le groupe à avancer ?
Parce que oui, une réunion réussie, ça commence souvent par une personne qui ose faire le premier pas.